Zum 01.01.2007 ist seitens des Gesetzgebers eine Neudefinition für die gesetzlichen Vorschriften an Geschäftsbriefe erfolgt. Nach dieser neuen Regelung ist nun neben der Geschäftskorrespondenz in Papierform (Briefe, Rechnungen, Bestellungen, etc.) auch über Telekommunikationssysteme erstellte bzw. übermittelte Korrespondenz als Geschäftsbrief anzusehen und erfordert somit die Angabe der jeweiligen Pflichtinformationen.

Für den geschäftlichen E-Mail-Verkehr ergibt sich somit die Notwendigkeit, in E-Mails die entsprechenden Informationen wie beispielsweise die Handelsregisternummer, den Sitz sowie je nach Rechtsform die Geschäftsführer oder Vorstände eines Unternehmens mit zu übermitteln. Nicht im Handelsregister eingetragene Unternehmen müssen beispielsweise immer den Vor- und Zunamen des Inhabers angeben.

Bei Nichteinhaltung der gesetzlichen Vorgaben an einen Geschäftsbrief droht neben Zwangsgeldern von bis zu EUR 5000,00 auch die gezielte Abmahnung aufgrund fehlender Pflichtangaben - die Folge ist die Berechnung von Abmahngebühren oder "Aufwandsentschädigungen", wie man sie bisher beispielsweise bei fehlenden Angaben zur Mehrwertsteuer bei Preisauszeichnungen kennt!

Zur Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften sowie zur Vermeidung von unnötigen Kosten empfehlen wir daher, für den E-Mail-Verkehr Ihres Unternehmens möglichst umgehend eine Ergänzung der jeweiligen Angaben, z.B. in Form einer angepassten Mailsignatur, vorzunehmen!

Weitere Informationen:

Detailinformationen zur neuen Regelung sowie zu den auf Geschäftsbriefen zu machenden Pflichtangaben erhalten Sie über die nachfolgend genannten Links. Über den zweiten Link können Sie in Erfahrung bringen, welche Informationen genau für die Rechtsform Ihres Unternehmens vorgeschrieben sind.

Sofern Sie nicht sicher sind, ob die neue Regelung auf Ihre Geschäfts- korrespondenz zutrifft, so empfehlen wir, unbedingt Ihren Rechtsbeistand um Rat zu fragen, um unnötige Kosten für Abmahnungen oder Zwangsgelder vermeiden zu können.

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